Tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste koskee Viestimedia Oy:nrekrytoinnissa käyttämää CV-tietokantaa. Viestimediakunnioittaa rekisteröityjen yksityisyydensuojaa ja olemme sitoutuneet suojaamaan henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Rekisterinpitäjä

Viestimedia Oy (Y-tunnus 0111165-0)
PL 440 (Simonkatu 6)
00101 Helsinki
Puhelin 020 413 2060

Yhteyshenkilö

Henkilöstöpäällikkö Anu Karppinen
etunimi.sukunimi (ät) mtk.fi
Puhelin 020 413 2060

Rekisterin nimi

Viestimedia Rekrytointi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperusteet

CV-tietokannan tietoja käytetään rekisterinpitäjän sähköisessä rekrytointiprosessissa.

Lähettämällä hakemuksen työnhakija antaa suostumuksensahenkilötietojensa käsittelyyn rekrytointiprosessissa. Lisäksi työnhakija voi antaa erillisen suostumuksen siihen, että hänen tietojaan voidaan käsitellä ja häneen voidaan ottaa yhteyttä myöhemmissä rekrytointiprosesseissa. Mahdollisten erimielisyyksien ratkaisu perustuu oikeutettuun etuun.

Rekisterin tietosisältö ja säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterissä säilytettävät työnhakijan perustiedot:

• nimi
• yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)

Edellä mainittujen perustietojen lisäksi järjestelmässä ylläpidetään seuraavia tietoja, jos rekisteröity on niitä toimittanut.

• koulutustiedot
• työhistoria
• liitteet (kuten CV, hakemus, portfolio, yms.) haettuun tehtävään tai pätevyyteen liittyviä työnhakijan täyttämiä tietoja (esim. kielitaito, IT-osaaminen, palkkatoive)
  

Tietojen säilytysaika

Hakemustietoja säilytetään rekrytointitarpeita varten 24 kuukauden ajan hakemuksesta, ellei pidempi säilytysaika ole perusteltu esimerkiksi mahdolliseen kanteeseen vastaamiseksi. Tämän jälkeen rekrytointijärjestelmästä lähetetään automaattinenviesti rekisteröidyn ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Mikäli rekisteröity ei reagoi viestiin tai on muutoin epäaktiivinen 24 kuukauden ajan, tiedot poistetaan automaattisesti järjestelmästä. Rekisteröity voi myös koska tahansa pyytää omien tietojensa poistamista järjestelmästä. 

Rekisteröidyn oikeudet

Tietojen keräämiseen ja käsittelyyn voi vaikuttaa usein eri tavoin:

✔️ Tietojen tarkastaminen, korjaaminen ja poistaminen: Henkilöllä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Henkilön pyynnöstä oikaisemme, poistamme tai täydennämme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot. Tietoja ei kuitenkaan poisteta jos (tai siltä osin kuin) ne ovat tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

✔️ Tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen: Henkilö voi saada antamansa henkilötiedot siirretyksi itselleen tai toiselle rekisterinpitäjälle (valitsemansa säilytysajan puitteissa) ottamalla yhteyttä tämän tietosuojaselosteen alussa mainittuun osoitteeseen. Edellytyksenä kuitenkin on, että kyse on tiedoista, jotka rekisteröity on antanut, ja niitä käsitellään automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella.

✔️ Suostumuksen peruuttaminentai oikeutetun edun vastustaminen: Rekisteröity voi myös peruuttaa antamansa suostumuksen tai vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen tai oikeutetun edun vastustaminen ei vaikuta käsittelyyn, joka on tarpeenoikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

✔️ Valitusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus viranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tämän rekisteriselosteen ja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön vastaisesi. Yhteystiedot löytyvät osoitteessa www.tietosuoja.fi.Rekisteröidyn tulee oikeuksiensa käyttämiseksi ottaa yhteyttä kohdassa 1 mainittuun yhteyshenkilöön. Esimerkiksi tietojen poisto-oikeuden käyttäminen tai suostumuksen peruuttaminen voi johtaa rekrytointiprosessin keskeyttämiseen, sillä hakemuksen käsittely ja soveltuvuuden arviointi ei ole mahdollista ilman henkilötietojen käsittelyä.

Tietojen luovutukset ja siirrot

Voimme luovuttaa henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.

Voimme luovuttaa tietoja rekisteröidyn suostumuksella ulkopuoliselle rekrytointiprosessissa avustavalle yritykselle/organisaatiolle (esim. soveltuvuusarviointeja tekevä yritys).

Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, kuten IT-järjestelmätoimittajia, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että tietoja käsitellään kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Alihankkijat käsittelevät tietoja meidän lukuumme, eivätkä ne saa käsitellä tietoja omiin tarkoituksiinsa.

Tietojen siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Emme siirrä tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, ellei se ole välttämätöntä teknisten tukipalveluiden hankkimiseksi. Huolehdimme tällöin riittävästä tietosuojan tasosta EU:n komission vakiosopimuslausekkeita ja ylimääräisiä suojakeinoja käyttämällä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Käytämme tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. Rekisterin käyttöoikeus on vain määritellyillä työntekijöillä, jotka osallistuvat rekrytointiin. Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus. Tiedot on kerätty tietokantoihin, joihin vaaditaan käyttäjätunnus ja salasana, ja tiedot on suojattu teknisesti palomuurilla.